Nguyên tắc không bù trừ khi lập bảng cân đối kế toán

Vì việc bù trừ số dư có thể gây nhầm lẫn cho người sử dụng báo cáo tài chính về các thông tin trọng yếu về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ nên số dư của các tài khoản công nợ buộc phải thể hiện theo đúng bản chất của nó khi lên bảng cân đối kế toán.

Chẳng hạn: Nếu bù trừ dư nợ và dư có của TK 131 với nhau trên bảng cân đối kế toán thì vô hình chung chúng ta làm triệt tiêu đi khả năng tạo tiền trong ngắn hạn của doanh nghiệp bạn bằng khoản phải thu đã bù trừ và cũng dấu nhẹm luôn nghĩa vụ phải thanh toán khoản nợ phải trả (tiền khách ứng trước). Người sử dụng báo cáo tài chính sẽ không có cái nhìn tổng quát về công nợ của Công ty bạn và cho rằng hiện tại dư nợ TK 131 là do bạn đang cho khách hàng nợ, bên bạn kinh doanh không đắt hàng đến mức mà khách hàng có thể đặt cọc trước cho bạn vài đồng. Chỉ thấy khoản dư nợ 131 còn lại mà không phản ánh khoản dư có đã bù trừ khiến người đọc báo cáo tài chính hiểu tình hình kinh doanh của Công ty bạn theo một hướng khác.

Hiện nay có nhiều phần mềm kế toán đã vi phạm nguyên tắc này chỉ vì tác giả của nó không phải là người am hiểu kế toán.

Bảng cân đối số phát sinh hay bảng cân đối thử (trial balance) được dùng để kiểm tra, đối chiếu lại quá trình ghi chép của kế toán với số liệu phát sinh trong kỳ. Số liệu để phản ảnh lên bảng này số liệu là của tất cả các tài khoản phát sinh trong kỳ (kể cả không phát sinh nhưng vẫn còn số dư). Đây là bước trung gian để lập nên các báo cáo tài chính khác. Vì vậy, số liệu trên các tài khoản công nợ hoặc các tài khoản mang tính chất lưỡng tính có thể dư nợ, dư có hoặc cả hai đều được thể hiện trên bảng này. Nghiễm nhiên số liệu phát sinh của tài khoản tổng hợp là cộng số học mỗi bên nợ – có của các tài khoản chi tiết và nó được sử dụng để lên Bảng cân đối kế toán.